O seu negócio já tem e-mail corporativo? Se a resposta para essa pergunta for não, está na hora de repensar sua estratégia e abandonar de vez o e-mail gratuito. Afinal, o planos de e-mails gratuitos (Gmail, Hotmail, Yahoo) possuem 2 itens importantes a serem repensados se realmente compensam o uso por empresas:
Credibilidade
Uma vez que o e-mail profissional gera segurança e profissionalismo na comunicação do seu negócio. Ex.: você vê profissionalismo em uma empresa que utiliza o e-mail de contato como: empresa_2008@hotmail.com ou empresa_cidade@gmail.com? Com toda certeza não!
Termos de Uso – Serviço Gratuito
Um serviço de e-mail gratuito, obrigatoriamente tem uma cláusula que ninguém a lê com a devida atenção: “Eu concordo e aceito que este serviço (em razão de ser gratuito) poderá ser SUSPENSO OU CANCELADO sem aviso prévio”. Ou seja, boa parte da comunicação de sua empresa está sujeita a ser deletada sem aviso prévio. Parou para pensar melhor agora? Serviços grátis na internet, são grátis por uma lógica bem simples: “Quando você não paga por utilizar um produto é PORQUE VOCÊ É O PRODUTO.”
Ao optar por um e-mail empresarial, seu negócio assume uma identidade, profissionalismo na gestão de suas informações. Portanto, lhe permite gerenciar os usuários e e-mails além da segurança. Com isso não compartilha informações com os provedores e terá garantias caso aconteça qualquer problema.
Neste artigo, vamos mostrar alguns recursos exclusivos do e-mail corporativo e por que você deve escolher um fornecedor de confiança.
1. Acesso Controlado de E-mail Corporativo
Com a contratação de um serviço de e-mail corporativo, a sua empresa vai poder ter controle de restrição de acesso sobre determinadas contas. Com isso, é possível habilitar para a conta de e-mail ser acessada por determinado IP, isso gera segurança de alto nível para as contas de e-mails de sua empresa. Isto é, imagine a conta de e-mail financeiro@suaempresa.com.br, com esse recurso, essa conta poderá ser acessada apenas onde tiver o IP da sua empresa, se assim você configurar.
2. Auditoria de e-mail corporativo
Um recurso importante é poder auditar os e-mails da sua empresa. O recurso de Auditoria de E-mails proporciona vários benefícios para a organização. Com ela, você reduz a chance de vazamento de informações, já que quando os colaboradores têm ciência do acompanhamento das comunicações, eles repensam qualquer tentativa de sabotagem. Além disso, outro benefício é poder avaliar o desempenho do funcionário.
Os e-mails podem ser analisados por questão de qualidade sempre que a empresa precisar. Isso garante mais segurança de dados, já que o servidor de auditoria pode ser utilizado para restaurar contas deletadas e recuperar e-mails antigos. E por fim, os e-mails podem ser utilizados como contraprova em processos trabalhistas, criminais e civis.
3. Controle de todo os E-mails
Com o uso de uma conta corporativa, o usuário consegue separar a vida profissional da vida pessoal e a empresa consegue controlar que o tempo gasto pelo funcionário será somente com assuntos relativos ao negócio. Afinal, a organização pode controlar as mensagens enviadas, bloquear acessos indesejados, alterar senhas e monitorar ações. Portanto, outra vantagem é não perder as comunicações antigas quando um funcionário é desligado da empresa. Esses e-mails ficam armazenados no servidor e podem ser enviados para um novo usuário a qualquer momento.
4. Permissão para que contas específicas sejam acessadas somente em um horário
Como falado anteriormente, a empresa pode controlar o horário de acesso dos e-mails. E esse controle pode ser personalizado — uma conta em específico pode ter um horário de acesso diferente das demais. Em resumo, cada funcionário pode ter a permissão para utilizar o sistema de comunicação de acordo com seu horário de trabalho.
Este recurso é muito importante, pois acaba de vez com um grade passivo trabalhista que utilizam o e-mail (que é considerado como prova jurídica) como pedido de hora extra, que muita das vezes por má fé, o colaborador dispara um e-mail de sua residência fora do horário de trabalho com o intuito de pleitear horas extras indevidas. Dito isso, é importante que você pesquise sobre o provedor de e-mail corporativo que você quer contratar.
O serviço de comunicação profissional proporciona confiança e credibilidade para a sua empresa. Portanto, o serviço contratado deve lhe ajudar a manter essa imagem e não atrapalhar. Evite riscos desnecessários, busque por fornecedores que atuem com hospedagem focada em empresas e negócios. Com um e-mail corporativo, você garante uma segurança e estabilidade maior.
