Provavelmente, é na sua conta de Email Profissional que ficam armazenadas algumas das mensagens mais importantes da sua vida. O e-mail é hoje uma das principais formas de comunicação, principalmente se pensarmos em fins profissionais. Estimam-se que bilhões de e-mails são distribuídos diariamente pelo mundo. Ainda que você não receba muitos e-mails, é difícil manter a caixa de entrada organizada. Além disso, é fácil se perder entre os inúmeros contatos e assinaturas e falhar ao tentar encontrar uma mensagem específica. Diante disso, gerenciar a caixa de e-mail ajuda a poupar tempo e possibilita ter mais condições para desenvolver seu trabalho de um jeito menos estressante. Pensando em ajudar você a ter um dia a dia mais produtivo, separamos 4 dicas úteis para organizar a sua caixa de entrada. Boa leitura!
1. Não deixe todos os e-mails na caixa de entrada
Como o próprio nome diz, a caixa de entrada deve ser usada somente para receber os e-mails. pra em seguida, serem transferidos para outro lugar. O ideal é que só fiquem na caixa de entrada aqueles e-mails que ainda não tiveram seus assuntos resolvidos. Portanto, logo que forem concluídos, os e-mails devem ser movidos para pastas específicas.
2. Mude a forma de checagem dos e-mails
Não interrompa suas tarefas todo o tempo para checar as novas mensagens. Isso retira o seu foco e atrapalha a realização de trabalhos importantes. Procure ter uma atitude mais sistemática na sua rotina, estabelecendo intervalos para se permitir verificar a caixa de entrada. Você pode ter um intervalo de uma hora para abrir a caixa de entrada, por exemplo. Mas a constância necessária para fazer essa verificação pode variar muito, já que ela depende da sua área de atuação e da demanda de novos e-mails.
3. Estabeleça a meta de deixar a caixa de entrada vazia
Manter a caixa de entrada do e-mail profissional sempre vazia é um objetivo a ser perseguido por quem deseja organizar essa ferramenta. Por isso, sempre que você verificar seu e-mail, é necessário fazer algo com as novas mensagens. Você pode arquivá-las nas pastas, respondê-las e exclui-las. Manter a caixa de entrada sempre limpa vai facilitar a visualização de novas mensagens, evitará o acúmulo de spam e será a confirmação de que você está tendo sucesso na gestão de e-mail. Depois que você começa a fazer isso, tende a se estimular para dar continuidade a essa organização.
4. Crie pastas com critério
Ao criar as pastas para armazenar os seus e-mails, indicamos que sejam criadas pastas com critérios (prioridades, datas, setores etc.). Não adianta ficar criando várias pastas e subpastas, pois essa não é a melhor forma de organizar o e-mail, além de acabar tomando muito do seu tempo. A proposta é obter mais objetividade na hora de criar as pastas, por conseguinte, evitando fazer muitos níveis de subpastas. Assim, quando você precisar pesquisar um e-mail, vai ser mais simples encontrá-lo. Além disso, fique atento a alguns erros cometidos na hora de utilizar o e-mail para evitá-los:
- verificar diversas vezes a caixa de entrada;
- deixar os e-mails se acumularem (não limpar a caixa de entrada);
- utilizar a caixa de entrada como bloco de anotações.
São práticas aparentemente inofensivas; mas, quando utilizadas com frequência, acabam representando um grande empecilho no seu cotidiano de trabalho. Portanto, tendo essas dicas em mente, vai ser muito mais fácil organizar o seu e-mail profissional e perceber que a sua rotina estará muito mais produtiva!
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