A guarda de documentos é essencial, pois papéis importantes podem ser exigidos a qualquer momento por clientes, fornecedores ou órgãos fiscais. Portanto, neste post vamos lhe informar da importância da Guarda de Documentos.
Guarda de Documentos em Nuvem
O espaço para armazenar documentos sempre foi um problema para as empresas. Mas, com diversas operações todos os dias, o número de papéis relevantes gerados é enorme. No entanto, nos últimos anos, diversas empresas estão descobrindo as vantagens de investir em soluções de Arquivo em Nuvem e/ou o Bakup em nuvem para guardar seus documentos.
As ferramentas de cloud computing oferecem espaço em servidores e permitem à empresa acessar documentos de qualquer lugar e a qualquer hora.
Além disso, procurar por um determinado arquivo é muito mais simples e fácil, sendo necessário apenas digitar o seu nome em uma caixa de pesquisa em vez de passar horas em um depósito.
Opções Premium – Pagas
Armazenar arquivos em nuvem exige uma certa complexidade devido a 02 fatores importantes: a Segurança dos arquivos armazenados e a Disponibilidade do serviço estar sempre online.
Para empresas, é fundamental ter este tipo de serviço com contratos garantindo a Segurança e Disponibilidade dos dados. Visando um serviço de qualidade. A Brasil Cloud oferece a seus clientes a opção de Armazenar o Aquivo na Nuvem.
Arquivo na Nuvem – Brasil Cloud
A Brasil Cloud disponibiliza o Arquivo em Nuvem / File Server Premium focado em segurança, auditoria de utilização, restrições de acessos dos usuários e com armazenamento elástico de acordo com a demanda do seu negócio.
Atualmente, falar em Transformação Digital, o primeiro passo é a utilização da nuvem para disponibilizar os aquivos e dados da empresa a qualquer hora e local, pois a empresa ganha produtividade e colaboração da equipe.
Opções Livres – Grátis
Existem hoje diversos fornecedores de armazenamento em nuvem que ofertam planos gratuitos de uso de suas soluções — ferramentas ideais para empresas que estão começando e que ainda não exigem muito espaço de armazenamento. Portanto, as principais, são:
Google Drive
A solução da Google oferece 30 GB gratuitos, compartilhados entre Gmail, Google Fotos e outras ferramentas
Com isso, este recurso permite o compartilhamento de dados, entre diversos usuários, além de integrar ferramentas de edição de documentos e possibilitar que várias pessoas editem-nos ao mesmo tempo.
Dropbox
O Dropbox é a solução que possui conta gratuita de 2 GB para o armazenamento, sendo possível ganhar mais espaço por meio de indicações de amigos que criem novas contas.
Portanto, é viável compartilhar documentos com outros usuários da plataforma, que também conta com o Office on-line para edições e integração com o Outlook.
NextCloud
O Next Cloud é uma plataforma gratuita e open-source que pode ser instalada em servidor privado
Dessa forma, o limite de espaço fica restrito apenas ao que o servidor dispõe e pode ser ampliado sempre que necessário. Também não existe nenhum tipo de restrição ao número de usuários.
Serviço personalizado para Guarda de Documentos
Embora existam várias soluções cloud, o ideal é optar por uma personalizada que garanta segurança e continuidade
Existem fornecedores, hoje, que podem trabalhar as plataformas open-source para adequá-las às suas necessidades, criando um sistema único.
Portanto, a guarda de documentos não precisa mais ser um problema e a tecnologia pode auxiliar a armazenar os papéis relevantes.
Confira também nosso próximo post e entenda como a rotina de backup é importante para o armazenamento de documentos!
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