Home Office: ferramentas úteis para facilitar a rotina

Primeiramente, é preciso explicar o que significa Home Office, não é mesmo? Esse termo que está tão em alta atualmente, em tradução livre, que dizer “escritório em casa”.

Ou seja, Home Office, nada mais é que a prática de se trabalhar em casa, remotamente. Isto é, ao invés dos colaboradores se deslocarem até o local de trabalho, desenvolve-se todas as atividades direto da própria casa de cada um.

Visto isso, essa modalidade de teletrabalho vem sendo adotada atualmente pelas empresas, não só para combater a pandemia do novo coronavírus (pela capacidade de poder evitar o contágio entre os funcionários), mas também é uma prática que já vinha sendo adotada por diversas empresas. Uma vez que que é uma ótima forma de se conseguir produtividade e reduzir custos.

Porém, trabalhar Home Office requer foco para que a produtividade se mantenha elevada, além de um bom computador, conexão com a internet, programas específicos para se manter conectado com sua equipe, de forma que continuem fazendo as tarefas como se estivessem na empresa.

Sendo assim, com o objetivo de auxiliar as companhias que utilizam e/ou passaram a utilizar esse modelo de trabalho, vamos apresentar algumas ferramentas que facilitam o Home Office. Continue a leitura, vale a pena!

Ferramentas para armazenamento e compartilhamento em Nuvem

Google G-Suite

Trata-se de um pacote de aplicações e serviços desenvolvidos pelo próprio Google, que além de ter ferramentas como o e-mail profissional, que foi elaborado baseado no Gmail, também conta com armazenagem e compartilhamento de documentos tanto on-line quanto offline, isso por meio do Google Drive.

Com o Google Drive é possível armazenar e compartilhar documentos, textos, fotos, vídeos, músicas com os usuários da sua empresa que você definir, e o melhor, em um ambiente seguro. Além disso, uma vez que estamos falando de Home Office, com o Google Drive vocês podem acessar os arquivos de qualquer lugar e a qualquer hora, seja de um computador ou de um dispositivo móvel.

Aliás, é possível fazer upload de qualquer espécie de arquivo para o drive e transformar certos tipos de arquivos em documentos do Google, como planilhas, documentos de texto e apresentações. O que facilita o desenvolvimento das atividades em casa, concorda?

File Server

Ao ter um Servidor de Arquivo em Nuvem, sua empresa só tende a ganhar em produtividade, gestão e segurança da informação. Pois, apesar de estar trabalhando Home Office, os arquivos sempre estarão disponíveis e acessíveis de qualquer plataforma.

Além disso, há o painel de controle, onde é possível monitorar e gerenciar os acessos de todos os usuários, determinar o tipo de permissão de cada um e o que pode ser ou não acessado. No que tange a segurança, é possível personalizar as políticas de retenção de arquivos, autorizar quais dispositivos podem acessar, utilizar a criptografia e autenticação tanto local quanto para acesso a nuvem.

E utilizar da sincronização, para isso, basta instalar um Web Agente Local no computador e ter um drive virtual, que os arquivos presentes na máquina terão automaticamente uma cópia no File Server na nuvem. É uma maneira de não ter que se preocupar com a disponibilidade e segurança dos arquivos para possa manter a empresa em pleno funcionamento. Concorda?

Ferramentas para comunicação/videoconferência para o Home Office

Hangout Chat e Hangout Meet

O Hangout Chat refere-se à uma plataforma de mensagens criada pelo Google para conversas, está dentro do pacote do Google G-Suite. Nele existe a opção de conversas individuais ou também em equipe.

Tal funcionalidade pode agilizar e muito o trabalho em conjunto e monitoramento do progresso de tarefas e projetos. Já o Hangout Meet, por sua vez, tem a função de vídeo chamadas. O que facilita as reuniões no meio corporativo, além de mandar lembretes pelo calendário e permitir o compartilhamento de arquivos.

Microsoft Teams

O Teams é uma plataforma destinada a reuniões e troca de mensagens. Idealizado pela Microsoft, pode ser integrado a outros serviços da mesma, como o Office e Skype. Além disso, podem ser feitas chamadas de vídeo, fazer compartilhamento de telas, o limite de armazenamento na versão free (gratuito) é de 10 GB e não existe número limite para mensagens.

Skype e o Home Office

Por meio dessa ferramenta é possível realizar a troca de mensagens de texto, fazer reuniões, compartilhar arquivos, como também telas com demais usuários. Vale lembrar que as conversas são gratuitas, mas as ligações para telefones são tarifadas. Além disso, possui a versão gratuita que disponibiliza 2GB para cada usuário e 10 GB de armazenamento compartilhado. Outro ponto importante, é que o Microsoft Teams substituiu o Skype for Business.

Ferramentas para manter a organização no Home Office

Google Agenda

Mesmo distante, não quer dizer que não terão reuniões (por videoconferência), não é mesmo? Por isso, é muito importante manter a organização quantos aos horários, seja profissional, quanto pessoal. E para organizar a rotina você pode contar com o Google Agenda. Nele você conseguirá fazer marcações, fixar horários e delimitar o tempo de duração de cada agendamento.

Dessa forma, além de aumentar a produtividade e integrar todos os profissionais da empresa, ainda será possível criar eventos compartilhados, editá-los se necessários e checar a disponibilidade dos funcionários/colegas de trabalho.

Trello e seus projetos Home Office

Utilize o Trello para organizar os seus projetos compartilhados com demais colaboradores. Pois, nessa ferramenta você terá um quadro flexível, basta arrastar as tarefas de uma coluna para a outra conforme forem realizando os trabalhos.

Além disso, tem como colocar a data que o trabalho deve ser entregue, quem é o responsável, anexos e comentários. Você também pode integrar o Trello a outras ferramentas, como Pipedrive ou Google Suite, por exemplo.

Hootsuite

É um gerenciador de redes sociais. Nele você consegue ter acesso direto a todas suas contas, seja através do Aplicativo (App), em Android, iOS, como também na versão web.

No painel, você pode postar suas mensagens, agendar seus posts para que sejam publicados no horário a ser definido por você ou por sua equipe.

Exemplo: se você quer se seu post seja publicado no dia 25/12/2020 às 10:00 horas da manhã, com alguns cliques você agenda e pronto, nessa data e horário ele será publicado nas redes sociais que você tiver cadastrado no Hootsuite.

Há também outras funcionalidades, como encurtadores de links embutidos, como o Ow.ly e Ht.ly. Na versão gratuita você pode vincular até 3 redes sociais. É uma ótima ideia para poder organizar suas mídias sociais e economizar tempo. Não é mesmo?

Canva

Ah e por falar em publicações, nada melhor que contar com um software de design gráfico gratuito, fácil de usar e totalmente online – isto é, você não precisa baixar nenhum programa em seu computador para começar a utilizá-lo. O Canva foi criado há mais de 6 anos e conta com mais de 20 milhões de usuários em mais de 190 países.

É uma boa dica para você que quer apostar nas redes sociais da sua empresa, crie suas publicações lá mesmo, conte com os templates e dimensões personalizadas já prontas para seus posts!

E a nova novidade que o Canva trouxe, foi o Canva Documentos. Em resumo, é um editor de documentos online que possui diversos layouts e funções que você consegue gerar documentos de alto nível profissional.

Enfim, são diversas ferramentas que você pode utilizar com sua equipe para tornar o Home Office mais prático e produtivo. Gostou do assunto? Se inscreve aqui do lado em nossa Newsletter para receber mais conteúdos e nos siga em nossas redes sociais, Facebook, LinkedIn, Instagram e Twitter.