Dessa forma, podemos afirmar, com segurança, que empresas que não investirem na tecnologia dificilmente permanecerão ativas no mercado. Principalmente quando falamos de um mercado em que as companhias apostam na gestão com inovação para se destacarem.

Com isso, independente do porte ou segmento da empresa, investir na gestão com tecnologia pode contribuir – e muito! Principalmente na otimização dos processos que envolvem a parte administrativa do seu negócio. Mas, afinal, quais são as vantagens disso?

Pensando nisso, preparamos uma lista com 4 as principais vantagens da gestão com a tecnologia para a sua empresa. Neste post, você verá como a inovação pode ser uma grande aliada do seu negócio. Boa leitura!

1. Otimização de processos

É fato que a tecnologia é uma grande aliada na otimização de processos. E falando sobre o ambiente de trabalho, além de contar com sistemas atualizados, é preciso, de tempos em tempos, reavaliá-los. Com intuito de que os processos continuem efetivos, como filtro de ar.

A boa notícia é que a tecnologia ajuda a empresa a atingir seus objetivos. Uma vez que atua de forma estratégica, tornando a operação mais eficiente. Com isso, é possível conquistar diferenciais competitivos. Além de sair um passo à frente quando o assunto é produção.

2. Produtividade

Com a otimização de processos, a automatização pode substituir os controles emocionais. E assim, eliminar a necessidade de contratar a mão de obra humana.

Dessa forma, a manipulação de dados (como o armazenamento e a busca) pode ser padronizada. Isso reduz os níveis de retrabalho, auxiliando a ganhar tempo e produtividade. O que por sua vez torna a empresa mais funcional, ágil e produtiva.

Atualmente, com a automação de processos, é possível automatizar tarefas repetitivas e ‘’liberar’’ os funcionários para tarefas estratégicas. As máquinas conseguem realizar atividades que exigem precisão, força e detalhamento, como processos de cabeamento estruturado.

3. Comunicação

A comunicação é um elemento fundamental para o crescimento de qualquer negócio. Isso vale para a parte interna (entre funcionários) e externa (clientes e parceiros). Por isso, é necessário contar com bons sistemas de automação.

Nesse sentido, toda empresa precisa contar com sistemas bons de e-mail, mensagens instantâneas, telefonia e, claro, redes sociais.

É possível investir em plataformas para repassar informações importantes para os colaboradores. Como o Google Meet e Skype, por exemplo. Isso vale para qualquer nicho, como sensor de temperatura e umidade.

4. Relacionamento com os clientes

Por último, a tecnologia ainda é uma grande aliada para o relacionamento com clientes e potenciais clientes. Afinal, é possível organizar um banco de dados repleto de informações sobre os hábitos e preferências do público-alvo do seu negócio.

Além disso, a tecnologia permite uma melhor comunicação com o público, uma vez que oferece sistemas automatizados para sanar dúvidas, questionamentos e disponibilizar um atendimento personalizado.

Portanto, a empresa consegue oferecer um experiência de atendimento única, também conhecido como omnichannel.

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Esse artigo foi escrito por Beatriz Barros, Criadora de Conteúdo do Soluções Industriais.

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Em tempos de crise o setor econômico é um dos mais afetados. E o resultado disso é o elevado número de empresas que fecham as portas por não conseguirem pagar suas contas.

De acordo com o Serviço Brasileiro de Apoio às micro e pequenas empresas – SEBRAE, pelo menos 600 mil micro e pequenas empresas fecharam as portas. E além disso, 9 milhões de funcionários foram demitidos em razão dos efeitos econômicos da pandemia.

Assim, é quase impossível que os empresários não tenham inadimplência. Mas é possível que essas empresas tomem medidas para o controle e redução de suas contas e cobranças. 

Entenda os benefícios de usar um ERP para reduzir a inadimplência

É fundamental ter um software que consiga automatizar suas cobranças e pagamentos de acordo com as boas práticas do mercado. Tanto para um bom relacionamento com seu cliente como também com o fornecedor. É importante lembrarmos que, nesse momento de crise, a ideia é conseguir receber e pagar as contas da empresa, e não perder cliente.

Por isso, o ERP  ajuda a empresa a acompanhar de perto a situação de cada cliente. Seja em relação aos pagamentos ou seus fornecedores. Isso possibilita a criação de perfis. Cabe tratar esses perfis de forma específica. Bem como as rotas a serem seguidas para não perder o cliente.

1. Analise o histórico do cliente

A forma mais adequada de prevenir a inadimplência é dispor de processos coerentes de análises e diagnósticos. Ao reunir a documentação do cliente, é possível fazer um estudo completo de crédito. Ou seja, você irá decidir se efetuará ou não a venda, traçando a confiabilidade do cliente.

Nesse ponto, se a sua empresa dispõe de um ERP web que tenha um bom CRM, o gestor terá todas essas informações de forma rápida e prática. Além de garantir que você tenha sempre dados atualizadas dos clientes e seja capaz de fazer verificações periódicas.

2. Entenda o histórico do cliente

Analisar com cautela e critérios, permitirá que a empresa entenda as circunstâncias e necessidades do cliente. Esse conhecimento, que é cada vez mais valioso no mercado competitivo, contribuirá para a construção de ofertas que atenda a realidade do consumidor.

Outra forma de entender o histórico do cliente, são as notas que os bancos e os serviços de proteção ao crédito atribuem a pessoas físicas ou jurídicas. Conhecida como Score. Ela leva em conta dívidas em atraso, quantas são, há quanto tempo estão em atraso e se houve novos atrasos depois dessa quitação.

Assim, seja de pequeno ou grande porte, você terá mais segurança ao oferecer um produto. E com isso, o risco de inadimplência é mitigado.

3 – Automatize o processo de cobrança

Um dos principais benefícios que ERP web traz para a gestão é a automatização do processo de cobrança. Com o software é possível centralizar em um único sistema, todos os registros dos clientes, históricos e a gestão de cobrança. Em muitos sistemas, o programa disponibilizará réguas automáticas de cobrança. Assim envia-se um alerta ao cliente em caso de débitos em atraso.

Outra funcionalidade do software é a criação de mensagens direcionadas para cada grupo de cliente. Como por exemplo, programar e enviar mensagens quando a conta estiver atrasada há 3, 15 ou 30 dias.

4 – Crie uma régua de cobrança

Uma das principais ferramentas para evitar a inadimplência é a régua de cobrança. Ela deve ser utilizada levando em consideração o meio de pagamento e a situação do momento. Utilizando para isso diversos canais de comunicação. O meio de comunicação que mais deve ser utilizado é o e-mail.

Isso porque, o e-mail é o meio de comunicação menos invasivos e mais profissional. Mas devemos lembrar que o e-mail deve ser o mais personalizado possível, contendo nome do cliente, valor, data de pagamento e serviço. Em casos de cliente com histórico ruim de pagamento, ofereça outras formas de pagamento, como cartão de crédito.

5 – Tenha uma área exclusiva para o seu cliente

Se você trabalha com e-commerce, ter uma área para o cliente é essencial. Assim você poderá oferecer todos dos dados e informações sobre pagamentos de forma clara e intuitiva. Isso permite que além da segunda via do boleto, o cliente tenha outras formas de pagamento online. Como também acompanhe o status do pedido, nota fiscal entre outras.

Nesse momento de crise, se faz necessário oferecer um bom desconto. Mas desde que isso não afete seus compromissos com seus fornecedores. Sendo assim, uma boa ideia de negociação é retirar os juros e multas. Isso mostra ao cliente que além do interesse em fechar o acordo, a empresa também quer ajudá-lo.

6 – Invista em um e-commerce B2B

Em toda relação comercial há um cliente e um atendente. Mesmo no B2B para que a negociação aconteça entre empresas, é importante que que haja a melhor experiência de atendimento possível. De forma que esta relação crie cada vez mais confiança.

Por isso, no e-commerce o gestor encontra uma maior agilidade na realização das principais atividades comerciais. E a empresa compradora consegue aumentar a margem de lucro. Seja desenvolvendo um melhor preço no atacado de acordo com o cliente ou com a realização de promoções específicas para atrair um fluxo maior de clientes.

Por fim, o sistema possibilita que a negociação seja documentada e formalizada. Infelizmente, por diversos motivos o cliente pode não conseguir cumprir o acordo. E nesse caso, é preciso avaliar as medidas cabíveis a serem tomadas. Mas sem deixar de entender os motivos para tal atraso nos pagamentos.

Agora que você já sabe como o ERP web pode ajudar a reduzir a inadimplência. Portanto, lembre-se de que mantê-la sob controle é essencial para a saúde financeira do seu negócio.

Artigo criado por Marcio Silva, CEO da empresa W3ERP, acelerador de crescimento.

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Por meio dessas informações, é possível obter diagnósticos aprofundados sobre medidas necessárias em um negócio que reduzem custos e aumentam a produtividade.

Apesar de sua importância, alguns setores ainda desconhecem essa solução, bem como sua funcionalidade e de que maneira ela pode contribuir para a organização.

Isso acontece porque a integração proporcionada aumenta a eficácia e facilita a comunicação entre as equipes.

Além disso, contar com um sistema ERP favorece a análise de dados e processos. Tudo isso permite que o gestor tome decisões mais precisas, fazendo com que a empresa cresça e aumente seus lucros.

Tendo equipes integradas e informações precisas sobre a organização, fica muito mais fácil atingir as metas propostas e trabalhar em prol dos mesmos objetivos.

Sendo assim, ao pensar na importância desse software, neste artigo, vamos falar sobre o que é sistema ERP, suas funções, como ajuda os setores de uma empresa e quais são os mais adequados para os novos negócios. Acompanhe!

O que é ERP?

ERP é uma sigla para Enterprise Resource Planning, ou sistema de gestão integrado. Por meio dessa ferramenta, o gestor consegue melhorar os processos internos e integrar as atividades de diferentes setores, tais como:

• Vendas;
• Financeiro;
• Estoque;
• Recursos Humanos.

Pelo fato de centralizar todas as informações, o fluxo de dados se torna mais fluido e pode ser compartilhado com mais facilidade.

Dessa forma, uma fabricante de maquinário industrial, por exemplo, elimina a duplicidade de informações. Isso faz da solução uma base única e integrada, fornecendo informações valiosas para tomadas de decisão.

Funções do sistema ERP

É fundamental conhecer as funcionalidades do sistema ERP para saber de que maneira ele pode ser aplicado à rotina de uma empresa.

O software auxilia o administrador a gerir as contas a pagar e receber, fazer o monitoramento das vendas e o acompanhamento de solicitações de compra.

Também é útil para a administração de pessoas, pois oferece informações importantes, como a produtividade de equipe. Com isso, o gerenciamento de informações é facilitado para diversos setores da empresa.

Isso aumenta o controle e o acompanhamento de processos, isso porque se cada departamento usar um sistema diferente muitos erros podem surgir, comprometendo toda a capacidade produtiva.

Por outro lado, quando há uma integração de dados, uma empresa de manutenção relógio de ponto henry consegue aumentar a eficiência da gestão e tornar os processos mais rápidos.

A comunicação entre as equipes torna-se mais efetiva, resolvendo problemas com agilidade, assim, diminui os impasses com clientes e fornecedores.

Um exemplo prático desse funcionamento é o fato de o ERP identificar que determinada matéria-prima foi enviada ao setor de produção.

Automaticamente, o item é retirado do estoque e tais informações são enviadas para o setor de compras. Isso facilita e controla a necessidade de compra de novos materiais.

O software também auxilia o RH e o setor financeiro. Exemplo disso é o gestor de recursos humanos lançar dados dos colaboradores, enquanto o financeiro insere informações referente ao pagamento.

Ou seja, durante esse processo, todo o ciclo é controlado e evita erros nos valores passados. 

O setor de marketing também pode usar o ERP. Por exemplo, se a equipe de marketing de uma fabricante de wobbler display percebe aumento nas vendas deste produto, pode lançar campanhas para alavancar outros itens também.

Além dessas funções que você leu até aqui, o ERP também pode ser usado para outras necessidades, tais como:

• Simplificação de processos operacionais;
• Inteligência e qualidade de informações;
• Controle de estoque;
• Controle de custos;
• Gestão integrada de dados;
• Controle e cumprimento de prazos;
• Aumento da produtividade.

Tudo isso beneficia todos os setores de uma organização, mas é importante entender como ele pode fazer isso.

Como um sistema ERP ajuda os setores

Além das funcionalidades que ele apresenta para cada setor de uma empresa, o ERP os ajuda por meio de alguns funcionamentos, tais como:

1 – Automatização dos processos

Os custos operacionais da empresa são reduzidos com o ERP. Isso diminui o desperdício de tempo das atividades e processos, focando naquilo que realmente é prioridade.

O gestor também consegue acompanhar todo o fluxo de trabalho, pois a rotina de atividades compõe a base de dados.

Com isso, uma fabricante de equipamentos para impressão digital a3 pode construir um histórico do que foi e está sendo executado. Dessa forma, é possível identificar ações que melhoram a execução das tarefas, além de planejar melhor os recursos.

Também podem ser gerados relatórios gerenciais que permitem ao gestor conhecer os resultados reais da organização e o que mais pode ser feito. 

Essa facilidade ajuda a criar oportunidades de melhoria, além de apontar quais atividades devem ser priorizadas.

2 – Redução de falhas

Arquivos compartilhados por diversos computadores ou informações em diversas funções levam a perdas e confusões.

Exemplo disso é quando se troca a função de um colaborador e seus dados precisam ser atualizados, podendo ocorrer atrasos e problemas na comunicação.

Desse modo, o ERP centraliza todas as informações e os disponibiliza em nuvem, o que traz mais segurança aos dados.

Com isso, o gestor de uma gráfica que produza calendário com espaço para escrever tem mais controle de acesso, impedindo que pessoas não autorizadas consigam visualizar tais informações.

Outro exemplo é o planejamento do setor de compras para abastecer o estoque, pois ele terá como aliado um controle, com base no histórico de demandas por sazonalidade e período.

3 – Agilidade na execução das atividades

O ERP permite que o gestor saiba o que está sendo executado, quem está realizando a tarefa e em quanto tempo. Isto é, ele permite estabelecer estratégias que melhoram a execução e agilizam a realização das atividades.

Por eliminar processos manuais e padronizar procedimentos operacionais, uma fabricante de talão de orçamento personalizado consegue agilizar suas tarefas, otimizar o fluxo de informações e melhorar a qualidade do que tem a oferecer.

ERPs indicados para empresas em desenvolvimento

Existem alguns sistemas que são mais indicados para os negócios que ainda estão em desenvolvimento. Dentre eles podemos citar:

1 – Fluig

A plataforma fluig centraliza e registra dados da empresa em um único local, por meio de comunicação colaborativa. Foi criada em 2013 pela TOTVS e passou por muitas evoluções.

Isso fez com que o fluig pudesse oferecer muitas funcionalidades para as organizações, principalmente para aquelas que estão em pleno desenvolvimento.

Sua intenção é permitir que as soluções para as corporações acompanhem a velocidade de suas ideias, o que permite digitalizar o dia a dia do negócio, transformando suas operações, aumentando sua produtividade e acelerando os resultados.

O sistema fluig também serve para que uma empresa de galpão pré moldado desenvolva suas estratégias em maior escala, de maneira eficiente e otimizada.

Isso garante mais eficiência para todos os processos executados na rotina de trabalho da organização, mesmo aqueles considerados mais complexos.

Assim, por ter muitas funcionalidades, é necessário que sua implementação seja feita com o suporte da desenvolvedora.

Ela é especialista em soluções e podem ajudar o negócio a identificar quais módulos atendem melhor às necessidades, facilitando a aquisição da plataforma.

2 – Asaas

Este é um software de gestão de pagamentos que permite a emissão e também o controle de cobranças. Ou seja, por meio dele, uma empresa de transportes de cargas pequenas pode gerar boletos, enviar a cobrança ou cobrar por cartão de crédito.

Isso pode ser feito com vendas individuais, parceladas ou para cobrança de mensalidades. Dessa forma, o sistema também emite alertas sobre atrasos, compensações, etc.

3 – Nibo

Trata-se de uma excelente opção de gestão financeira, pois permite fazer acompanhamento de fluxo de caixa, organizar as contas e automatizar processos de cobrança.

Ele pode ser integrado ao computador do contador, mesmo que ele esteja em outro espaço físico, para que possa ter acesso às informações mais importantes.

4 – Agendor

Um software focado no relacionamento com o cliente, permitindo acompanhar a interação entre os vendedores e os clientes, além disso possui um assistente virtual e de entrega de informações sobre a próxima etapa no funil.

5 – Trello

Esta plataforma permite visualizar os fluxos de trabalho, acompanhar métricas, definir cronogramas, enviar notificações, além disso, é possível delegar responsabilidades, anexar arquivos, fazer check-list e sincronizar outros serviços, como os do Google.

Conclusão

Para otimizar seus processos e permitir que as equipes trabalhem alinhadas, é necessário que as empresas contem com um bom ERP de gestão.

Sendo assim, por meio dele, muitas tarefas são automatizadas, o que evita erros e falhas humanas que prejudicam todos os processos, até a qualidade do produto final.

Tendo um bom controle de tudo o que diz respeito ao negócio, fica mais fácil conduzir a empresa e conquistar os objetivos.

Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.

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