Em tempos de crise o setor econômico é um dos mais afetados. E o resultado disso é o elevado número de empresas que fecham as portas por não conseguirem pagar suas contas.

De acordo com o Serviço Brasileiro de Apoio às micro e pequenas empresas – SEBRAE, pelo menos 600 mil micro e pequenas empresas fecharam as portas. E além disso, 9 milhões de funcionários foram demitidos em razão dos efeitos econômicos da pandemia.

Assim, é quase impossível que os empresários não tenham inadimplência. Mas é possível que essas empresas tomem medidas para o controle e redução de suas contas e cobranças. 

Entenda os benefícios de usar um ERP para reduzir a inadimplência

É fundamental ter um software que consiga automatizar suas cobranças e pagamentos de acordo com as boas práticas do mercado. Tanto para um bom relacionamento com seu cliente como também com o fornecedor. É importante lembrarmos que, nesse momento de crise, a ideia é conseguir receber e pagar as contas da empresa, e não perder cliente.

Por isso, o ERP  ajuda a empresa a acompanhar de perto a situação de cada cliente. Seja em relação aos pagamentos ou seus fornecedores. Isso possibilita a criação de perfis. Cabe tratar esses perfis de forma específica. Bem como as rotas a serem seguidas para não perder o cliente.

1. Analise o histórico do cliente

A forma mais adequada de prevenir a inadimplência é dispor de processos coerentes de análises e diagnósticos. Ao reunir a documentação do cliente, é possível fazer um estudo completo de crédito. Ou seja, você irá decidir se efetuará ou não a venda, traçando a confiabilidade do cliente.

Nesse ponto, se a sua empresa dispõe de um ERP web que tenha um bom CRM, o gestor terá todas essas informações de forma rápida e prática. Além de garantir que você tenha sempre dados atualizadas dos clientes e seja capaz de fazer verificações periódicas.

2. Entenda o histórico do cliente

Analisar com cautela e critérios, permitirá que a empresa entenda as circunstâncias e necessidades do cliente. Esse conhecimento, que é cada vez mais valioso no mercado competitivo, contribuirá para a construção de ofertas que atenda a realidade do consumidor.

Outra forma de entender o histórico do cliente, são as notas que os bancos e os serviços de proteção ao crédito atribuem a pessoas físicas ou jurídicas. Conhecida como Score. Ela leva em conta dívidas em atraso, quantas são, há quanto tempo estão em atraso e se houve novos atrasos depois dessa quitação.

Assim, seja de pequeno ou grande porte, você terá mais segurança ao oferecer um produto. E com isso, o risco de inadimplência é mitigado.

3 – Automatize o processo de cobrança

Um dos principais benefícios que ERP web traz para a gestão é a automatização do processo de cobrança. Com o software é possível centralizar em um único sistema, todos os registros dos clientes, históricos e a gestão de cobrança. Em muitos sistemas, o programa disponibilizará réguas automáticas de cobrança. Assim envia-se um alerta ao cliente em caso de débitos em atraso.

Outra funcionalidade do software é a criação de mensagens direcionadas para cada grupo de cliente. Como por exemplo, programar e enviar mensagens quando a conta estiver atrasada há 3, 15 ou 30 dias.

4 – Crie uma régua de cobrança

Uma das principais ferramentas para evitar a inadimplência é a régua de cobrança. Ela deve ser utilizada levando em consideração o meio de pagamento e a situação do momento. Utilizando para isso diversos canais de comunicação. O meio de comunicação que mais deve ser utilizado é o e-mail.

Isso porque, o e-mail é o meio de comunicação menos invasivos e mais profissional. Mas devemos lembrar que o e-mail deve ser o mais personalizado possível, contendo nome do cliente, valor, data de pagamento e serviço. Em casos de cliente com histórico ruim de pagamento, ofereça outras formas de pagamento, como cartão de crédito.

5 – Tenha uma área exclusiva para o seu cliente

Se você trabalha com e-commerce, ter uma área para o cliente é essencial. Assim você poderá oferecer todos dos dados e informações sobre pagamentos de forma clara e intuitiva. Isso permite que além da segunda via do boleto, o cliente tenha outras formas de pagamento online. Como também acompanhe o status do pedido, nota fiscal entre outras.

Nesse momento de crise, se faz necessário oferecer um bom desconto. Mas desde que isso não afete seus compromissos com seus fornecedores. Sendo assim, uma boa ideia de negociação é retirar os juros e multas. Isso mostra ao cliente que além do interesse em fechar o acordo, a empresa também quer ajudá-lo.

6 – Invista em um e-commerce B2B

Em toda relação comercial há um cliente e um atendente. Mesmo no B2B para que a negociação aconteça entre empresas, é importante que que haja a melhor experiência de atendimento possível. De forma que esta relação crie cada vez mais confiança.

Por isso, no e-commerce o gestor encontra uma maior agilidade na realização das principais atividades comerciais. E a empresa compradora consegue aumentar a margem de lucro. Seja desenvolvendo um melhor preço no atacado de acordo com o cliente ou com a realização de promoções específicas para atrair um fluxo maior de clientes.

Por fim, o sistema possibilita que a negociação seja documentada e formalizada. Infelizmente, por diversos motivos o cliente pode não conseguir cumprir o acordo. E nesse caso, é preciso avaliar as medidas cabíveis a serem tomadas. Mas sem deixar de entender os motivos para tal atraso nos pagamentos.

Agora que você já sabe como o ERP web pode ajudar a reduzir a inadimplência. Portanto, lembre-se de que mantê-la sob controle é essencial para a saúde financeira do seu negócio.

Artigo criado por Marcio Silva, CEO da empresa W3ERP, acelerador de crescimento.

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1. Crie um site

Em nosso lugar de consumidor, uma das primeiras coisas que fazemos quando buscamos por algum produto ou serviço é procurar o site da empresa na internet. Dessa forma, o primeiro passa a ser seguido é construir um bom site para sua empresa. Mas lembre-se: um bom site não se resume a um layout atraente. Ele precisa ser, acima de tudo, funcional! Preste atenção especialmente em três pontos principais: passar a mensagem de sua empresa de forma clara e objetiva, apresentar uma boa experiência de navegação para seus usuários e, além disso, ter conteúdo relevante para seus leads e clientes. Uma dica importante é ter um domínio empresarial. Domínios com terminações de diferentes instituições são vistos como pouco profissionais e sugerem a imagem de uma empresa com baixa credibilidade no mercado.

2. Seja ativo nas redes sociais

Por isso, cada vez mais, vemos empresas utilizando as redes sociais para disseminar conteúdo relevante e realizando campanhas de marketing digital com o objetivo de aumentar a visibilidade da marca. Para ter uma estratégia de marketing digital para PME eficiente é fundamental utilizar essas ferramentas. Trace os objetivos a serem alcançados, desenvolva um plano de comunicação e utilize as redes sociais que mais se adaptem às metas que foram estipuladas. As redes sociais também têm sido muito utilizadas como SAC por diversas empresas PME. Essa pode ser uma ótima opção para manter um contato mais direto com o seu público, possibilitando um atendimento de qualidade na venda e no pós-venda.

3. Use Inbound Marketing como estratégia para PME

Portanto, um complemento poderoso para o seu site e suas redes sociais é o blog. Através dele sua empresa terá a capacidade de divulgar conteúdos relevantes, como posts e e-books. Essa estratégia de marketing se chama Inbound Marketing e possui como finalidade nutrir e educar leads e clientes; não se preocupando somente em realizar uma venda, mas sim, construir um elo afetivo entre o público e a marca, conquistando um cliente fiel.

Além do blog, esse conteúdo pode ser difundido por e-mail marketing, o que possibilita que a empresa colha dados e cada vez mais conheça o seu público e o processo de compra. Informações como essas são utilizadas como forma de feedback para, por conseguinte, transformar as estratégias de marketing digital para pequenas e médias empresas cada vez mais segmentadas e eficientes. Aumentando o seu lucro e reduzindo consideravelmente os custos ao melhorar processos e direcionar as campanhas para quem realmente já demonstrou interesse em seus produtos e serviços.

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O que é Spam?

Primeiramente, é necessário entender o que é um Spam. Este por sua vez, refere-se à notícias falsas, mensagens de propaganda ou inclusive à vírus que, cotidianamente são enviados em grande quantidade para endereços de e-mail. Além disso, são caracterizados por serem mensagens que o recebimento não foi autorizado pelo destinatário, quer dizer, quem está recebendo não pediu por isso. E no ambiente corporativo, quando os funcionários não conseguem identificar as ameaças, ao clicar em um e-mail desse ou link relacionado, o computador pode ser infectado e causar vulnerabilidade e até lentidão à rede corporativa.

O que é um AntiSpam corporativo?

Já o AntiSpam corporativo é uma ferramenta utilizada para filtrar as mensagens que são enviadas para os e-mails de uma empresa. Isto é, essas mensagens ao passar pelo filtro são direcionadas para o lixo eletrônico ou dependendo do caso, após a inspeção do e-mail, o mesmo poderá ser direcionado para quarentena, onde após aprovação de um responsável será deletado ou entregue ao destinatário final. Abaixo confira 4 vantagens do AntiSpam corporativo para uma organização:

1. Gestão de acesso e controle de e-mail recebido e enviado

Refere-se ao recurso que permite gerenciar de quais e-mails ou domínios (por exemplo, @suaempresa.com.br) os usuários poderão receber e/ou enviar e-mails. Como também, é possível criar listas de e-mails desejados e indesejados. Esta última tem por finalidade combater Spammers, ao classificar os domínios como recebimentos indesejados, estes e-mails vindos do remetente específico serão filtrados e não chegarão até a caixa de entrada do destinatário. E as listas dos desejados possibilitam que e-mails e domínios legítimos não sejam marcados como Spam. Ou seja, será possível receber os e-mais dessas determinadas contas e domínios que por sua vez não serão barrados pela ferramenta.

Outro ponto, é utilizar o recurso de auditoria para garantir o controle absoluto em relação a ao fluxo de e-mails recebidos e enviados pelos funcionários. Sendo possível assim, avaliar o nível de atendimento prestado e detectar possíveis utilizações inadequadas de tais e-mails, seja para fins pessoais ou desvio de informações.

2. Elevação da produtividade com o uso do AntiSpam corporativo

Quem já abriu a caixa de entrada e encontrou vários e-mails vindos de remetentes desconhecidos? E ainda, que gastou tempo para assinalar e excluir esses e-mails para então dar atenção aos que realmente são importantes? Não deveria ser, mas é comum que as pessoas, no trabalho, acabem perdendo tempo excluindo mensagens indesejadas.

Além de gastar muitos minutos para realizar essa ação, há uma grande chance ao remover essa quantidade massiva de e-mail, acabar excluindo mensagens de remetentes válidos e importantes, o que pode gerar futuros transtornos. Porém, olhar cuidadosamente e-mail por e-mail pode afetar ainda mais a produtividade e o pior, correr o risco de clicar em algum conteúdo contaminado por vírus, conforme já falamos a respeito anteriormente.

Sendo assim, com um AntiSpam configurado, torna-se possível que e-mails legítimos e seguros cheguem na caixa dos usuários, como também, impedir que e-mails indesejados atrapalhem a produtividade dos mesmos.

3. Segurança da informação

Com um mecanismo de inspeção mais profundo de conteúdo do e-mail é possível prevenir que informações da empresa vazem. Neste cenário, o AntiSpam vai vasculhar todo e-mail e anexo, avaliando padrões previamente definidos, como assunto, tamanho, remetente e corpo do e-mail, independente do formato.

Tudo isso, a fim de identificar e-mails suspeitos. E caso a suspeita seja confirmada, o referido e-mail será mantido em quarentena. Esta última, nada mais é que, um recurso que permite ao usuário gerenciar o que foi considerado como Spam e poder, ao passe de um clique, liberar um e-mail que para ele não seja considerado como Spam ou ameaça.

4. Custo-benefício

Quando a empresa investe em AntiSpam corporativo, ela sai no lucro. Pois, além de reduzir gastos com equipamentos danificados por vírus, reduz também o risco de ter suas informações vazadas, como também aumenta a produtividade dos funcionários. Uma vez que estes poupam tempo em não ter que excluir e-mails indesejados.

Como escolher um AntiSpam corporativo?

Quando for escolher o AntiSpam para sua empresa, veja se são oferecidas as vantagens citadas acima. Como também se há as funcionalidades de filtragem e a alternativa de quarentena.

O AntiSpam corporativo poderá fazer diferença em seu negócio. Por isso, não abra mão de ter esta ferramenta. Ficou alguma dúvida? Entre em contato conosco que poderemos ter uma conversa produtiva sobre esse assunto tão importante.

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