Guarda de Documentos: entenda a sua importância

A guarda de documentos é algo fundamental em uma empresa, afinal, são diversos papéis importantes gerados todos os dias, e eles podem ser exigidos a qualquer momento por clientes, fornecedores ou órgãos de fiscalização do governo. Portanto, neste post vamos lhe informar da importância da Guarda de Documentos.

Guarda de Documentos em Nuvem

O espaço para armazenar documentos sempre foi um problema para as empresas. Mas, com diversas operações todos os dias, o número de papéis relevantes gerados é enorme. No entanto, nos últimos anos, diversas empresas estão descobrindo as vantagens de investir em soluções de backup em nuvem para guardar seus documentos.

As ferramentas de cloud computing oferecem um grande espaço em servidores, que permitem o acesso de qualquer local do mundo por meio da web, sendo assim, ainda conferem mobilidade à empresa, que pode acessar seus documentos a qualquer hora e de qualquer lugar.

Além disso, procurar por um determinado arquivo é muito mais simples e fácil, sendo necessário apenas digitar o seu nome em uma caixa de pesquisa em vez de passar horas em um depósito.

Opções Premium – Pagas

Armazenar arquivos em nuvem exige uma certa complexidade devido a 02 fatores importantes: a Segurança dos arquivos armazenados e a Disponibilidade do serviço estar sempre online.

Para empresas, é fundamental ter este tipo de serviço com contratos garantindo a Segurança e Disponibilidade dos dados. Visando um serviço de qualidade. A Brasil Cloud oferece a seus clientes a opção de Armazenar o Aquivo na Nuvem.

Arquivo na Nuvem – Brasil Cloud

A Brasil Cloud disponibiliza o Arquivo em Nuvem / File Server Premium focado em segurança, auditoria de utilização, restrições de acessos dos usuários e com armazenamento elástico de acordo com a demanda do seu negócio.

Atualmente, falar em Transformação Digital, o primeiro passo é a utilização da nuvem para disponibilizar os aquivos e dados da empresa a qualquer hora e local, pois a empresa ganha produtividade e colaboração da equipe. 

Opções Livres – Grátis

Existem hoje diversos fornecedores de armazenamento em nuvem que ofertam planos gratuitos de uso de suas soluções — ferramentas ideais para empresas que estão começando e que ainda não exigem muito espaço de armazenamento. Portanto, as principais, são:

Google Drive

A solução da Google foi uma das primeiras no mercado e oferece cerca de 30 GB de armazenamento gratuito para os seus usuários, contudo, todo esse espaço é compartilhado por outras ferramentas que usam a mesma conta, como o Gmail, o Google Fotos e outras.

Com isso, este recurso permite o compartilhamento de dados, entre diversos usuários, além de integrar ferramentas de edição de documentos e possibilitar que várias pessoas editem-nos ao mesmo tempo.

Dropbox

O Dropbox é a solução que possui conta gratuita de 2 GB para o armazenamento, sendo possível ganhar mais espaço por meio de indicações de amigos que criem novas contas.

Portanto, é viável compartilhar documentos com outros usuários da plataforma, que também conta com o Office on-line para edições e integração com o Outlook.

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NextCloud

O projeto Next Cloud é uma solução diferente das outras duas, pois trata-se de uma plataforma gratuita e open-source, que pode ser instalada em um servidor privado.

Dessa forma, o limite de espaço fica restrito apenas ao que o servidor dispõe e pode ser ampliado sempre que necessário. Também não existe nenhum tipo de restrição ao número de usuários.

Serviço personalizado para Guarda de Documentos

Por mais que existam diversos fornecedores de solução cloud e plataformas livres, o ideal é contar com uma solução personalizada que garanta a segurança e continuidade do serviço.

Existem fornecedores, hoje, que podem trabalhar as plataformas open-source para adequá-las às suas necessidades, criando um sistema único.

Portanto, a guarda de documentos não precisa mais ser um problema e a tecnologia pode auxiliar a armazenar os papéis relevantes.

Confira também nosso próximo post e entenda como a rotina de backup é importante para o armazenamento de documentos!